De rapportagelaag bóven de administratie

Punctio Rapportagemodel

Gegevensverwerking, aansprakelijkheid en onderhoud

1. Waar uw gegevens staan

Het Punctio Rapportagemodel is desktopsoftware voor Windows. De applicatie verwerkt uw administraties, projectbestanden, rapportages, prognoses en overige financiële gegevens lokaal op uw eigen computer of binnen uw eigen netwerkomgeving.

De inhoud van uw projectbestanden en administraties wordt niet automatisch naar Punctio verzonden en wordt door Punctio niet centraal opgeslagen of ingezien.

U bepaalt zelf waar de projectbestanden worden opgeslagen, wie binnen uw organisatie toegang heeft tot deze bestanden en hoe daarvan back-ups worden gemaakt.

Ook wanneer u offline met het Rapportagemodel werkt, blijven de gegevens op uw eigen systeem.

2. Welke gegevens Punctio wel verwerkt

Voor het aanbieden, beveiligen en beheren van de software en uw licentie kan Punctio een beperkte hoeveelheid gegevens op haar eigen systemen verwerken.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• naam en e-mailadres van de gebruiker;
• bedrijfsgegevens;
• account- en licentiegegevens;
• gegevens die nodig zijn voor activatie en authenticatie;
• informatie over apparaten die met een account zijn aangemeld;
• informatie die nodig is om gelijktijdige bewerking van een projectbestand door meerdere gebruikers te voorkomen.

Bij het registreren van welk project door welk apparaat is geopend, wordt uitsluitend een technische verwijzing naar het project gebruikt. De inhoud van het projectbestand, de administratie en de financiële cijfers wordt hierbij niet naar Punctio verzonden.

De hiervoor verwerkte gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de werking, beveiliging, licentiecontrole en ondersteuning van het Rapportagemodel.

3. Publiceren van rapporten en dashboards

Het Rapportagemodel beschikt over een functie waarmee de gebruiker rapportages en dashboards online kan publiceren.

Een rapportage of dashboard wordt uitsluitend naar de Punctio-portal verzonden wanneer de gebruiker daar zelf opdracht toe geeft door gebruik te maken van de publicatiefunctie.

De gegevens die worden gepubliceerd, kunnen financiële gegevens en, afhankelijk van de inhoud van het rapport, persoonsgegevens bevatten.

Na publicatie wordt de betreffende rapportage of het dashboard op de Punctio-portal beschikbaar gesteld aan de door de gebruiker aangewezen ontvangers. De gebruiker bepaalt zelf welke informatie wordt gepubliceerd en voor welke personen of organisaties deze informatie toegankelijk wordt gemaakt.

De online portal is beveiligd tegen onbevoegde toegang. Toegang tot gepubliceerde informatie is afgeschermd en aanvullende authenticatie wordt toegepast. Voor beheerders en gebruikers van het portaal kan hierbij gebruik worden gemaakt van een authenticator-app, zoals Google Authenticator, overeenkomstig de op dat moment geldende beveiligingsinstellingen.

Gepubliceerde rapportages en dashboards kunnen door de gebruiker weer worden ingetrokken. Na het intrekken wordt de betreffende publicatie van de online portal verwijderd.

Verwerking van persoonsgegevens

Wanneer een gebruiker persoonsgegevens opneemt in een rapportage of dashboard en deze vervolgens via de publicatiefunctie naar de Punctio-portal verzendt, kan Punctio deze persoonsgegevens namens de gebruiker verwerken.

In dat geval treedt Punctio, voor zover juridisch van toepassing, op als verwerker en treedt de klant op als verwerkingsverantwoordelijke.

De klant bepaalt in dat geval zelf welke persoonsgegevens in een rapportage worden opgenomen, met welk doel deze worden verwerkt en met welke personen de rapportage wordt gedeeld.

Indien van toepassing kan voor deze verwerking een afzonderlijke verwerkersovereenkomst met Punctio worden gesloten.

4. Koppelingen met externe systemen

Het Rapportagemodel kan gegevens inlezen uit externe administratiesystemen, bijvoorbeeld boekhoud- en ERP-systemen.

Wanneer voor een koppeling gebruik wordt gemaakt van een API-sleutel of andere authenticatiegegevens, worden deze gebruikt vanuit de lokale installatie van het Rapportagemodel.

De via een dergelijke koppeling opgehaalde administratieve gegevens worden vervolgens lokaal in het Rapportagemodel verwerkt.

Punctio ontvangt de inhoud van deze administratieve gegevens niet, tenzij de gebruiker deze gegevens vervolgens zelf opneemt in een rapportage of dashboard en deze via de publicatiefunctie online publiceert.

5. Beveiliging

De verbindingen tussen het Rapportagemodel en de systemen van Punctio worden via beveiligde en versleutelde verbindingen tot stand gebracht.

Punctio neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens die op haar systemen worden verwerkt te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of onbevoegde verwerking.

De beveiliging van de eigen computer, het eigen netwerk, de lokale projectbestanden, gebruikersaccounts en back-ups valt onder de verantwoordelijkheid van de klant.

Dit betekent onder meer dat de klant zelf verantwoordelijk is voor een adequate beveiliging van de computer waarop het Rapportagemodel wordt gebruikt, het beheer van gebruikersrechten en het maken van betrouwbare back-ups van lokale projectbestanden.

6. Bewaartermijnen

Account-, licentie- en technische gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het leveren en beheren van de dienstverlening en zolang de licentie of overeenkomst van kracht is.

Na beëindiging van de licentie worden deze gegevens verwijderd zodra de wettelijke of administratieve bewaartermijnen zijn verstreken.

Gepubliceerde rapportages en dashboards worden bewaard zolang deze door de gebruiker online beschikbaar worden gehouden, tenzij een andere bewaartermijn of verwijdertermijn is overeengekomen.

Wanneer een gebruiker een publicatie intrekt, wordt de betreffende inhoud van de online portal verwijderd, behoudens gegevens die op grond van een wettelijke verplichting of voor een gerechtvaardigd administratief doel moeten worden bewaard.

7. Uw verantwoordelijkheid voor de gepubliceerde gegevens

De gebruiker bepaalt zelf welke gegevens met behulp van het Rapportagemodel worden verwerkt en welke rapportages en dashboards online worden gepubliceerd.

De gebruiker is verantwoordelijk voor:

• de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens;
• de controle van de door het Rapportagemodel berekende en weergegeven resultaten;
• de inhoud van de rapportages en dashboards;
• het bepalen welke personen toegang krijgen tot gepubliceerde informatie;
• het tijdig intrekken van publicaties die niet langer beschikbaar mogen zijn;
• het gebruik van passende toegangsrechten binnen de eigen organisatie.

Het Rapportagemodel is een hulpmiddel voor financiële rapportage, analyse, prognose en planning. De uitkomsten van de software dienen door de gebruiker te worden gecontroleerd voordat daarop zakelijke, financiële of andere beslissingen worden gebaseerd.

8. Aansprakelijkheid

Punctio spant zich in om het Rapportagemodel naar behoren te laten functioneren. De software is echter een hulpmiddel en kan niet garanderen dat iedere berekening, rapportage of verwerking onder alle omstandigheden foutloos of volledig is.

Punctio is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik van het Rapportagemodel, waaronder – voor zover wettelijk toegestaan – gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie, verlies of beschadiging van gegevens en schade als gevolg van onjuiste of onvolledige uitkomsten van de software.

De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de controle van de gegevens en de uitkomsten en voor beslissingen die op basis daarvan worden genomen.

Voor zover Punctio toch aansprakelijk is voor schade, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor het gebruik van het Rapportagemodel heeft betaald.

Deze beperkingen gelden niet voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet mag worden uitgesloten of beperkt, waaronder aansprakelijkheid wegens opzet of bewuste roekeloosheid voor zover wettelijk van toepassing.

9. Fouten, updates en onderhoud

Punctio spant zich in om het Rapportagemodel goed, veilig en beschikbaar te laten functioneren en om bekende fouten waar redelijkerwijs mogelijk te herstellen.

Wanneer een gebruiker een fout meldt, wordt de melding binnen een redelijke termijn beoordeeld. Afhankelijk van de aard en ernst van de fout kan Punctio een correctie of update beschikbaar stellen.

De behandeling van een foutmelding is een inspanningsverplichting. Punctio garandeert geen ononderbroken of volledig foutloze werking van de software en garandeert geen vaste termijn waarbinnen een specifieke fout wordt opgelost.

Punctio kan het Rapportagemodel van tijd tot tijd aanpassen of voorzien van updates, onder meer vanwege verbeteringen, nieuwe functionaliteit, beveiliging, technische ontwikkelingen of wijzigingen in gekoppelde systemen.

10. Wijzigingen in deze verklaring

Punctio kan deze verklaring wijzigen wanneer de werking van het Rapportagemodel, de gebruikte dienstverlening of de wettelijke vereisten daartoe aanleiding geven.

De meest recente versie van deze verklaring is van toepassing op het gebruik van het Rapportagemodel.

11. Vragen over gegevensverwerking

Heeft u vragen over de verwerking van gegevens door het Punctio Rapportagemodel, wilt u gebruikmaken van uw rechten op grond van de privacywetgeving of wilt u een verwerkersovereenkomst aanvragen?

Neem dan contact op met:

Punctio
E-mail: info@punctio.nl

Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens worden behandeld overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.